XX公司行政費(fèi)用管理工作事項(xiàng)培訓(xùn)行政費(fèi)用管理知識(shí)準(zhǔn)備行政費(fèi)用構(gòu)成行政費(fèi)用一般包括差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)、水電費(fèi)、取暖費(fèi)、郵電費(fèi)、行政設(shè)備維修費(fèi)等項(xiàng)目。行政費(fèi)用管理應(yīng)注意一下3點(diǎn)。應(yīng)用好管理業(yè)務(wù)費(fèi)。行政經(jīng)費(fèi)在公司費(fèi)用中所占的比例發(fā)，伸縮性也較強(qiáng)，審核行政經(jīng)費(fèi)時(shí)應(yīng)請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，并依靠各業(yè)務(wù)部門具體掌握。有條件的企業(yè)還可以制定合理的定額，進(jìn)行定額管理。對于大項(xiàng)行政費(fèi)用，應(yīng)實(shí)行專款專用，以保證這項(xiàng)業(yè)務(wù)工作正常進(jìn)行。明晰各類賬目，實(shí)施專項(xiàng)管理。業(yè)務(wù)費(fèi)涉及面較廣，各類專門經(jīng)費(fèi)的使用所需資金都集中在一塊，因此必須分清明細(xì)賬目，?？顚Ｓ?。（1）專人負(fù)責(zé)，監(jiān)督使用。業(yè)務(wù)費(fèi)的使用與管理還必須由財(cái)務(wù)部門專人負(fù)責(zé)，并有一定的監(jiān)督機(jī)構(gòu)與機(jī)制，合理地使用業(yè)務(wù)費(fèi)。（2）增收節(jié)支，發(fā)揮最大效能。業(yè)務(wù)費(fèi)的使用，要本著節(jié)約的原則，拓展新的渠道及開展新的業(yè)務(wù)時(shí)，都應(yīng)從發(fā)揮最大效能的角度出發(fā)來考慮問題。3.勤儉節(jié)約，認(rèn)真做好節(jié)支工作。對公務(wù)會(huì)議費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)等專項(xiàng)開支，要從嚴(yán)控制，做到量入為出，精打細(xì)算，絕不浪費(fèi)。（二）行政費(fèi)用管理內(nèi)容1.編制費(fèi)用預(yù)算，報(bào)請企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，形成正式預(yù)算。2.申領(lǐng)行政費(fèi)用 部門在申請領(lǐng)取經(jīng)費(fèi)時(shí)，應(yīng)根據(jù)所批準(zhǔn)的經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算，編制年度分季用款計(jì)劃，報(bào)呈上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。3.撥付行政費(fèi)用上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一般根據(jù)各部門的季度用款計(jì)劃和上月會(huì)計(jì)報(bào)表，并結(jié)合各部門的業(yè)務(wù)和資金結(jié)存情況給予撥款，并按月?lián)芨?，但不許辦理超預(yù)算計(jì)劃的撥款。4.行政費(fèi)用賬目管理領(lǐng)取撥款后，應(yīng)按資金的性質(zhì)分別設(shè)立“經(jīng)費(fèi)存款”和“其他存款”賬目。其中“經(jīng)費(fèi)存款”是辦理預(yù)算資金結(jié)算的賬目，“其他存款”是辦理預(yù)算外資金結(jié)算的賬目。二、行政費(fèi)用管理模版（一）行政費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定模版行政費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定行政費(fèi)用種類辦公用品及低值易耗品采購費(fèi)。車輛使用費(fèi)用。交通補(bǔ)貼費(fèi)。應(yīng)酬招待費(fèi)。其他。辦公用品及低值易耗品采購費(fèi)報(bào)銷規(guī)定行政部根據(jù)計(jì)劃統(tǒng)一采購、驗(yàn)收、入庫，根據(jù)發(fā)票、入庫單報(bào)銷采購費(fèi)用。 各部門急需或特殊的辦公用品，經(jīng)批準(zhǔn)，可自行購買。審批權(quán)限劃分如下:單價(jià)在50元一下，或總價(jià)在200元以下，行政部經(jīng)理批準(zhǔn)；單價(jià)在50元以上，或總價(jià)在200元以上，由分管副總批準(zhǔn)。購買后，提交發(fā)票、實(shí)物以備核實(shí)；行政部負(fù)責(zé)查驗(yàn)入庫單并辦理入賬報(bào)銷手續(xù)。原則上不報(bào)銷辦公用品之裝卸費(fèi)用。車輛使用報(bào)銷規(guī)定車輛使用費(fèi)的種類車輛使用費(fèi)包括汽油費(fèi)、維修費(fèi)、路橋費(fèi)、泊車費(fèi)以及駕駛員補(bǔ)貼等。行政部在分析車輛維護(hù)、用車、油耗等情況的基礎(chǔ)上，制訂當(dāng)月車輛費(fèi)用開支計(jì)劃。油耗報(bào)銷需由駕駛員在發(fā)票背面注明行車起始點(diǎn)和路程，由行政部根據(jù)里程表、油耗標(biāo)準(zhǔn)、加油時(shí)間及數(shù)量、用車記錄復(fù)核，經(jīng)行政部長簽字驗(yàn)核。路橋費(fèi)、洗車費(fèi)由駕駛員每月匯總報(bào)銷一次，由行政部根據(jù)派車記錄復(fù)核，經(jīng)行政部經(jīng)理簽字驗(yàn)核。車輛維修前須提出書面報(bào)告，說明原因和預(yù)計(jì)費(fèi)用，報(bào)銷時(shí)在發(fā)票上列明詳細(xì)費(fèi)用清單，由行政部根據(jù)車輛維修情況進(jìn)行復(fù)核，經(jīng)行政部經(jīng)理簽字驗(yàn)核。駕駛員行車補(bǔ)助按加班標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算，每月在工資中列支發(fā)放。交通費(fèi)報(bào)銷規(guī)定交通補(bǔ)貼 交通補(bǔ)貼具體標(biāo)準(zhǔn)見“公司補(bǔ)助管理法”。交通補(bǔ)貼在員工工資中發(fā)放。員工外勤不能按時(shí)返回就餐著可給予誤餐補(bǔ)貼，標(biāo)準(zhǔn)為每人每餐12元。員工外勤每天交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為20元，經(jīng)批準(zhǔn)可乘坐出租車并報(bào)銷。凡公司派車和未經(jīng)批準(zhǔn)乘坐出租車者，均不予以報(bào)銷外勤交通費(fèi)。應(yīng)酬招待費(fèi)報(bào)銷規(guī)定根據(jù)“公司對外接待辦法”等文件中規(guī)定的接待標(biāo)準(zhǔn)接待。應(yīng)酬招待應(yīng)事先提出申請并經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。原則上不允許“先斬后奏”，因特殊原因無法事先申請的，事后須及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。應(yīng)酬招待活動(dòng)一般在企業(yè)確定的定點(diǎn)酒店、賓館進(jìn)行。一般在簽單卡簽字后按月結(jié)算，不得擅自在他處招待或用現(xiàn)金結(jié)算。對外宣傳費(fèi)用控制對外宣傳活動(dòng)，不僅要考慮其效果，而且要核算其成本，力成本求與效益的統(tǒng)一。一般情況下，對外宣傳活動(dòng)所需的費(fèi)用支出包括以下5個(gè)方面。活動(dòng)費(fèi)用，包括制作費(fèi)、攝影費(fèi)。人工費(fèi)用，包括支付給記者的公關(guān)費(fèi)。日常費(fèi)用，包括差旅費(fèi)、住宿費(fèi)、編輯費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、資料費(fèi)、通信費(fèi)、交際費(fèi)、雜費(fèi)。印刷費(fèi)。捐款。 接待費(fèi)用管理細(xì)則模版接待費(fèi)用管理細(xì)則總則使用范圍。本公司有關(guān)客戶、供應(yīng)商、融資方以及其他外部關(guān)系的交際費(fèi)、接待費(fèi)和招待費(fèi)（以下簡“接待費(fèi)”）的開支均按本細(xì)則進(jìn)行管理。接待費(fèi)的申請、批準(zhǔn)、記賬、結(jié)算等，一律按本細(xì)則規(guī)定的手續(xù)辦理。凡不按本細(xì)則辦理者，任何對外接待與交際的開支費(fèi)用，本公司一概不負(fù)責(zé)。本公司所有員工接待費(fèi)用的報(bào)銷一律按本細(xì)則執(zhí)行，不得擅自或任意動(dòng)用接待和交際費(fèi)用開支。但是，本細(xì)則允許業(yè)務(wù)接待人員委托代理人辦理必要的手續(xù)。接待費(fèi)用管理本細(xì)則所指接待費(fèi)，包括一下所列各項(xiàng)費(fèi)用開支項(xiàng)目。會(huì)議費(fèi)；研討費(fèi)；招待費(fèi)；交際費(fèi)；典禮費(fèi)；捐贈(zèng)。 必須注意接待費(fèi)支出項(xiàng)目與接待用途及目的的一致性。公司的營業(yè)、采購、融資以及其他經(jīng)營，有其客觀的目的性，任何接待上的開支不得背離經(jīng)營上的目的與要求。接待費(fèi)用開支，必須本著“最小支出、最大成果”的原則，充分考慮和認(rèn)清每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用經(jīng)費(fèi)開支。各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)，必須充分審核每一次接待的任務(wù)與方式，給予接待任務(wù)的承擔(dān)者適當(dāng)?shù)闹甘尽Ｃ總€(gè)部門都必須分別進(jìn)行接待費(fèi)用的預(yù)算，并在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行開支。接待次數(shù)原則上每人每月不得超過X次，但是，XX元以下的開支不在其列。應(yīng)盡量避免同樣內(nèi)容與對象的接待。對重要的客戶要設(shè)立接待卡，詳細(xì)記載其嗜好、興趣與特點(diǎn)等。有關(guān)接待卡的填寫與保管方案，另行規(guī)定。接待負(fù)責(zé)人根據(jù)具體情況確定接待方式，并填寫公司規(guī)定的“接待申請及報(bào)告書”，向主管領(lǐng)導(dǎo)正式提出申請，主管允許后加蓋印章，送交行政部經(jīng)理。行政部經(jīng)理對申請表內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后加蓋印章。行政部經(jīng)理的審批權(quán)限為一次XXX元，超過審批權(quán)限的，必須上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。接待費(fèi)由行政部直接支付給申請部門及申請人。行政部依據(jù)申請內(nèi)容以及相應(yīng)的接待檔次與場所，支付一定的費(fèi)用。申請部門在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將收據(jù)和發(fā)票憑證，連同申請書一起送回行政部進(jìn)行結(jié)算。在接待工作結(jié)束后15日內(nèi)，必須到行政部結(jié)算，如果沒有收據(jù)或開支憑證，一切費(fèi)用由申請人承擔(dān)。第三章附則本細(xì)則由行政部在參考其他部門意見的基礎(chǔ)上制定。 本細(xì)則由XXXX年XX月XX日起實(shí)施。行政費(fèi)用預(yù)算工作流程制訂預(yù)算計(jì)劃匯總計(jì)劃完成情況執(zhí)行調(diào)整預(yù)算計(jì)劃　主管副總審核季度、月度計(jì)劃行政部征求其他部門的意見并完善季度、月度預(yù)算計(jì)劃行政部根據(jù)獲準(zhǔn)的年度行政預(yù)算計(jì)劃編制季度、月度計(jì)劃主管副總和公司總經(jīng)理對預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行審核、審批。財(cái)務(wù)部和其他部門針對預(yù)算計(jì)劃提出意見和建議。行政部根據(jù)上年度行政費(fèi)用情況編制年度行政費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃開始　財(cái)務(wù)部根據(jù)獲準(zhǔn)的調(diào)整方案追加撥款主管副總和總經(jīng)理審核、審批行政部預(yù)算調(diào)整方案行政部根據(jù)實(shí)際情況提出預(yù)算經(jīng)費(fèi)調(diào)整方案財(cái)務(wù)部按照年、季、月度計(jì)劃使用經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)部根據(jù)審核通過的季度、月度計(jì)劃撥發(fā)行政經(jīng)費(fèi)　結(jié)束行政部定期提交行政部經(jīng)費(fèi)使用情況報(bào)告，并進(jìn)行資料匯總歸檔財(cái)務(wù)部定期對行政部經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行審查　 二、行政費(fèi)用使用工作流程行政費(fèi)用使用情況考核行政費(fèi)用使用優(yōu)化行政費(fèi)用的使用　財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)臺(tái)帳行政部編制行政費(fèi)用統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳行政部根據(jù)預(yù)算對各部門行政費(fèi)用予以報(bào)銷或發(fā)放行政物資各部門提出費(fèi)用報(bào)銷申請或物資發(fā)放申請各部門發(fā)生行政費(fèi)用行政部根據(jù)預(yù)算計(jì)劃確定各項(xiàng)花費(fèi)額開始　主管副總和總經(jīng)理審核、審批績效考核情況人力資源部匯總上報(bào)審核結(jié)果人力資源對行政經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審核　結(jié)束行政部匯總費(fèi)用控制資料并及時(shí)歸檔行政部根據(jù)考核結(jié)果優(yōu)化行政費(fèi)用控制程序　 辦公費(fèi)用管理13.1辦公費(fèi)用管理流程流程名稱辦公費(fèi)用預(yù)算流程編號(hào)　任務(wù)概要辦公費(fèi)用預(yù)算管理執(zhí)行單位行政部單位總經(jīng)理行政經(jīng)理行政人員財(cái)務(wù)部工作程序?qū)徟鷮徟徍藢徍恕〈_定月度用款計(jì)劃結(jié)束開始設(shè)立用款項(xiàng)目表并存檔申請撥款編制月度用款計(jì)劃形成正式年度預(yù)算編制年度預(yù)算計(jì)劃　撥款配合配合　 相關(guān)制度辦公費(fèi)用預(yù)算制度13.1.2辦公費(fèi)用控制流程流程名稱辦公費(fèi)用控制流程編號(hào)　 任務(wù)概要辦公費(fèi)用開支、報(bào)銷管理執(zhí)行單位行政部單位總經(jīng)理行政經(jīng)理財(cái)務(wù)部行政人員各職能部門工作程序?qū)徟徟〗o予報(bào)銷審核憑證按批示意見借款　結(jié)束開始報(bào)銷費(fèi)用辦公費(fèi)用臺(tái)帳存檔備查編制辦公費(fèi)用統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳購買并發(fā)放辦公物品使用辦公費(fèi)用按階段預(yù)算指標(biāo)審核分解辦公費(fèi)用目標(biāo)執(zhí)行年度辦公費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃　編制部門費(fèi)用臺(tái)帳使用辦公物品申請使用辦公費(fèi)用各部門確認(rèn)辦公費(fèi)用目標(biāo)　 相關(guān)制度　13.2辦公費(fèi)用管理制度13.2.1辦公費(fèi)用預(yù)算制度以下是xx公司的辦公費(fèi)用預(yù)算制度，供讀者參考。總則為了規(guī)范公司的辦公預(yù)算行為，減少辦公費(fèi)用的成本浪費(fèi)，特制定本制度。本制度適用于公司進(jìn)行辦公預(yù)算的所有事項(xiàng)。 本制度中的辦公費(fèi)用是指公司在日常經(jīng)營過程中，統(tǒng)一支付或由部門及個(gè)人支付但由公司承擔(dān)的涉及公司正常辦公的相關(guān)費(fèi)用。公司辦公費(fèi)用預(yù)算體系分為公司整體辦公預(yù)算、部門辦公預(yù)算及臨時(shí)辦公預(yù)算三部分。辦公費(fèi)用預(yù)算的制定公司整體辦公預(yù)算與臨時(shí)辦公預(yù)算由行政部負(fù)責(zé)制定，部門辦公預(yù)算由各部門負(fù)責(zé)人制定。各辦公費(fèi)用預(yù)算制定部門所制定的辦公費(fèi)用預(yù)算分為年度辦公費(fèi)用預(yù)算與月度辦公費(fèi)用預(yù)算，其表現(xiàn)形式分為電子版與書面版兩種，書面版應(yīng)有部門負(fù)責(zé)人的簽名。年度辦公費(fèi)用預(yù)算（包括書面版與電子版）應(yīng)在每年12月25日前交到行政部，月度辦公費(fèi)用預(yù)算（包括書面版與電子版）應(yīng)于每月25日前交到行政部。制定的辦公費(fèi)用預(yù)算中的項(xiàng)目應(yīng)與實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用種類或報(bào)銷單據(jù)名稱保持一致，便于審核及校對。臨時(shí)辦公費(fèi)用預(yù)算中的項(xiàng)目應(yīng)盡量符合實(shí)際可能發(fā)生的費(fèi)用種類，其總額不能超過上半年或上月預(yù)算的5%，否則由預(yù)算制定人做出合理的書面解釋。公司整體辦公費(fèi)用預(yù)算應(yīng)明確各部門的預(yù)算金額，各部門的辦公費(fèi)用預(yù)算應(yīng)明確部門每個(gè)成員的預(yù)算金額，臨時(shí)辦公預(yù)算應(yīng)明確每個(gè)事項(xiàng)的花費(fèi)金額。辦公費(fèi)用預(yù)算辦公費(fèi)用預(yù)算由行政經(jīng)理審核后轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審批。 行政經(jīng)理應(yīng)仔細(xì)審核各部門辦公費(fèi)用的合理性，以各部門辦公費(fèi)用預(yù)算的歷史數(shù)據(jù)為依據(jù)，若發(fā)現(xiàn)差距過大，則將部門預(yù)算表退回相關(guān)部門重新制定或由部門負(fù)責(zé)人做出合理的書面解釋。各部門修改預(yù)算的時(shí)間不得超過兩個(gè)工作日，預(yù)算的總審批應(yīng)在每年12月29日或每月的29日前完成。經(jīng)過總經(jīng)理審批后所形成的正式辦公費(fèi)用預(yù)算表由財(cái)務(wù)部門保存原件，行政部門保存復(fù)印件。辦公預(yù)算的執(zhí)行各部門所使用的所有辦公費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照辦公費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行，否則財(cái)務(wù)部拒絕撥款。各部門使用辦公費(fèi)用是，可向行政部提出申請，行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌并向財(cái)務(wù)部提交用款申請，財(cái)務(wù)部在核對申請用款項(xiàng)目與辦公費(fèi)用預(yù)算后，對在辦公費(fèi)用預(yù)算中的項(xiàng)目給予撥款。行政部應(yīng)設(shè)立用款項(xiàng)目的實(shí)際支出表并存檔備查。附則本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制定，其解釋權(quán)與修改權(quán)歸總經(jīng)理辦公室所有。本制度自總經(jīng)理辦公會(huì)審批后實(shí)施。13.2.2辦公費(fèi)用控制制度以下是xx公司的辦公費(fèi)用預(yù)算制度，供讀者參考。 總則為了規(guī)范公司辦公費(fèi)用的使用，杜絕辦公費(fèi)用的舞弊、超支，特制定本制度。本制度適用于辦公費(fèi)用支出的所有相關(guān)事項(xiàng)。第2章預(yù)算內(nèi)與預(yù)算外辦公費(fèi)用的撥付經(jīng)過批準(zhǔn)的辦公費(fèi)用預(yù)算，行政部應(yīng)于每月6日以前書面形式通知相關(guān)部門，由各相關(guān)部門確定辦公費(fèi)用的使用目標(biāo)。各部門使用辦公費(fèi)用時(shí)，應(yīng)向行政部提出申請，由行政部根據(jù)相應(yīng)的預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行審核，審核后交行政部經(jīng)理審批。財(cái)務(wù)部對審批后的用款申請單進(jìn)行借款時(shí)，應(yīng)核對其用款項(xiàng)目是否在各部門的費(fèi)用預(yù)算內(nèi)，若超出預(yù)算可拒絕借款，將用款申請單退回行政部。用款申請超出預(yù)算的，須經(jīng)總經(jīng)理審批。對超出預(yù)算的費(fèi)用，使用部門應(yīng)提供相關(guān)的報(bào)告，包括事項(xiàng)、花費(fèi)的金額、花費(fèi)的合理性等內(nèi)容。財(cái)務(wù)部根據(jù)總經(jīng)理的批示進(jìn)行借款并做詳細(xì)記錄。第3章辦公費(fèi)用的報(bào)銷與記錄存檔第9條行政部在報(bào)銷辦公費(fèi)用時(shí)，應(yīng)提供相應(yīng)的憑證，否則財(cái)務(wù)部可拒絕報(bào)銷，其相差額度由當(dāng)事人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核相應(yīng)的報(bào)銷憑證，經(jīng)審核無誤后給予報(bào)銷。各部門應(yīng)編制部門辦公費(fèi)用臺(tái)帳，并于每月25日前由部門負(fù)責(zé)人簽字后轉(zhuǎn)交行政部，由行政部審核并編制綜合辦公費(fèi)用使用臺(tái)帳。部門與行政部的辦公費(fèi)用臺(tái)帳要存檔，由財(cái)務(wù)部定期檢查。 第4章附則第13條本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制定，其解釋權(quán)與修改權(quán)歸總經(jīng)理辦公室所有。第14條本制度自總經(jīng)理辦公會(huì)審批后實(shí)施。