XXX集團(tuán)公司資料影像資料室管理制度第一章總則一、目的多媒體中心成立至今，影像資料室工作就與多媒體的發(fā)展和企業(yè)文化建設(shè)相輔相成，隨著集團(tuán)迅速的發(fā)展，大量保存的各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中形成的對集團(tuán)、對多媒體具有保存價(jià)值的各種文字、影像、聲像等不同形式的歷史記錄，影像資料室在為集團(tuán)企業(yè)文化服務(wù)和多媒體整體發(fā)展作用越來越大，日益受到大家的關(guān)注。作為檔案管理有機(jī)組成的檔案工作，如何發(fā)揮自身獨(dú)特的優(yōu)勢和功能，為集團(tuán)、為多美排憂解難、贏得未來，是每一個(gè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)深思的問題。結(jié)合集團(tuán)影像資料室工作實(shí)際，就新時(shí)期檔案工作現(xiàn)狀及應(yīng)未來發(fā)展需求特制定以下管理制度。二、影像資料室檔案管理室對集團(tuán)的歷史責(zé)任影像資料室是多媒體乃至集團(tuán)文化建設(shè)的重要領(lǐng)域,是集團(tuán)成長的像征和見證，在集團(tuán)的企業(yè)文化系統(tǒng)中,影像資料室是的全集團(tuán)影像檔案信息中心、展示中心和學(xué)術(shù)交流中心。集團(tuán)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中形成的對集團(tuán)、本集團(tuán)具有保存價(jià)值的各種文字、影像、聲像等不同形式的歷史記錄。各部門應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各 門類、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。（1）集團(tuán)的檔案是集團(tuán)與多媒體科技發(fā)展的催化劑。（2）集團(tuán)的科技檔案是多媒體知識形態(tài)的生產(chǎn)力。（3）集團(tuán)檔案是企業(yè)和多媒體經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的表現(xiàn)形式。（4）集團(tuán)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是集團(tuán)和多媒體成功的金橋。（5）集團(tuán)檔案也是多媒體整體發(fā)展、前進(jìn)的歷史見證。（6）將集團(tuán)的宣導(dǎo)政策通過需求單位傳播給員工、客戶、以及社會大眾（7）將多媒體的形像通過需求窗口傳播給廣大集團(tuán)同仁三、名詞解釋影像磁帶檔案：大會活動(dòng)素材帶（集團(tuán)重大會議活動(dòng)影音拍攝記錄）課程講義素材帶（集團(tuán)經(jīng)典課程以及供應(yīng)商交流課程講義影音記錄）專題拍攝素材帶（集團(tuán)各事業(yè)群、技委會宣導(dǎo)、學(xué)習(xí)、交流專題拍攝素材）新聞拍攝素材帶（集團(tuán)電視臺新聞節(jié)目素材）欄目拍攝素材帶（集團(tuán)電視臺各個(gè)欄目素材）新聞事件素材帶（集團(tuán)電視臺新聞節(jié)目素材）專題成品帶（集團(tuán)各事業(yè)群、技委會宣導(dǎo)、學(xué)習(xí)、交流專題 成品影片）新聞成品帶（集團(tuán)電視臺新聞節(jié)目成品影片）欄目成品帶（集團(tuán)電視臺欄目節(jié)目成品影片）動(dòng)漫素材帶（集團(tuán)集團(tuán)各事業(yè)群、技委會宣導(dǎo)、學(xué)習(xí)、交流動(dòng)畫成品影片）轉(zhuǎn)錄資料帶（集團(tuán)多媒體影視資料）重要資料成品（集團(tuán)簡介、集團(tuán)重大影象成品影片）重要資料素材（集團(tuán)簡介、集團(tuán)重大影象素材）MINDVCAM成品MINDVCAM素材以上資料1-11均為SONNYDVCAM184磁帶存檔12-13為SONNYBTDB32磁帶存檔碟片檔案：課程大會活動(dòng)備份資料碟（集團(tuán)重大會議活、課程講義刻錄DVD數(shù)據(jù)資料碟）影視學(xué)習(xí)資料存檔（多媒體內(nèi)部學(xué)習(xí)、借用素材DVD）廣播音像資料（廣播站每月節(jié)目資料數(shù)據(jù)DVD）動(dòng)漫原始素材資料（動(dòng)漫創(chuàng)作文字、畫面、資料數(shù)據(jù)DVD）策劃、編導(dǎo)影視文字檔（策劃、編導(dǎo)策劃案例、腳本、分鏡頭文子檔案數(shù)據(jù)DVD） VCD重要資料檔（刻錄大會、課程、專題影片）空白磁帶：1、SONNYDVCAM18（課程、大會、專題拍攝以及存檔動(dòng)漫、欄目、新聞成品與素材存檔）2、SONNYDVCAM32（新聞、活動(dòng)素材拍攝）3、SONNYBTDB32（集團(tuán)簡介、重大影像、新聞、欄目口播拍攝以及存檔）4、SONNYMINDVAM60（因質(zhì)量問題現(xiàn)已不請購和存檔這類磁帶）四、適用范圍本制度適用于多媒體集團(tuán)影像檔案管理。五、影像檔案的分類影像檔案為多媒體以及集團(tuán)重要智力資產(chǎn)，管理員應(yīng)設(shè)專柜分類進(jìn)行保存，分類標(biāo)準(zhǔn)如下圖示；SONNYDVCAM32SONNYBTDB32SONNYDVCAM184空白磁帶重要資料成品重要資料素材SONNYBTDB32（新聞、活動(dòng)素材拍攝）SONNYDVCAM32 SONNYDVCAM184專題成品帶新聞成品帶欄目成品帶動(dòng)漫成品帶轉(zhuǎn)錄資料帶大會、活動(dòng)素材帶課程、講義素材帶專題素材帶新聞素材帶欄目素材帶影像資料借用資格為了更好的對影像資料及空白磁帶進(jìn)行管控，對影像資料借用人的資格限制如下：有按多媒體服務(wù)規(guī)章發(fā)送服務(wù)申請單位人員內(nèi)部編導(dǎo)、記者、剪輯工作、學(xué)習(xí)用途人員 第三章空白磁帶的管理一、空白磁帶目前分DVCAM184、BETACAM32、DVCAM32三種類型，檔案管理員應(yīng)將請購回的空白磁帶按類別延續(xù)編號，并在電腦中建立空白磁帶歸檔表，每次借用都必須在此表中寫清事項(xiàng)、使用長度、使用次數(shù)。其目的是為了避免借出磁帶與收回磁帶不是同一本的情況以及保證每盒磁帶的使用情況的明了，以便統(tǒng)籌磁帶管理。二、帶可先給編導(dǎo)拍攝使用，使用6以上可回收后交替給攝像拍攝課程大會活動(dòng)存檔，BETACAM、DVCAM32磁帶反復(fù)使用次數(shù)不益過多，當(dāng)磁帶使用次數(shù)達(dá)到15次時(shí)并不再外借，BETACAM應(yīng)另起編號作為存檔成品或素材使用；DVCAM32應(yīng)做報(bào)廢處理。如有磁帶出現(xiàn)斷磁、馬賽克等嚴(yán)重影響拍攝的應(yīng)及時(shí)交與管理員出處理。三、DVCAM32因質(zhì)量條件原因，目前只作為重復(fù)拍攝使用，不能將其作為存檔磁帶四、空白磁帶領(lǐng)用15個(gè)工作日內(nèi)必須歸還，如工作需要必須在管理員處申請續(xù)借，續(xù)借歸還時(shí)限不得超過15個(gè)工作日，以保證空白磁帶更好的循環(huán)使用，減少磁帶積壓，更好的控制成本。五、領(lǐng)用磁帶流程1、攝像人員攝像人員在正常工作中接到課程大會服務(wù)申請才可以領(lǐng)用 空白磁帶，領(lǐng)用時(shí)應(yīng)提前一天在網(wǎng)上提交空白磁帶使用記錄表，提出需求，然后在準(zhǔn)后到資料室領(lǐng)取空白磁帶。攝像人員磁帶歸還時(shí)間3天，如有異常請及時(shí)與管理員聯(lián)系，如到期不能按時(shí)返還，應(yīng)跟管理員說明原因更改返還日期，方便管理員更好掌握磁帶流出情況；攝像人員歸還磁帶后應(yīng)在管理人員審核場記表填寫是否規(guī)范后監(jiān)督管理員消除磁帶借用記錄（課程、大會場記表分別為磁帶場記表與網(wǎng)絡(luò)詳細(xì)場記表）2、編導(dǎo)攝像人員在正常工作中只有在有拍攝計(jì)劃時(shí)才可以領(lǐng)用空白磁帶，用時(shí)應(yīng)提前一天在網(wǎng)上提交空白磁帶使用記錄表，提出需求，然后在準(zhǔn)后到資料室領(lǐng)取空白磁帶。編導(dǎo)人員空白磁帶領(lǐng)用15個(gè)工作日內(nèi)必須歸還，如工作需要必須在管理員處申請續(xù)借，續(xù)借歸還時(shí)限不得超過15個(gè)工作日，以保證空白磁帶更好的循環(huán)使用，減少磁帶積壓，更好的控制成本。編導(dǎo)人員歸還磁帶后應(yīng)在管理人員審核場記表填寫是否規(guī)范后監(jiān)督管理員消除磁帶借用記錄（專題、欄目場記表分別為磁帶場記表與網(wǎng)絡(luò)詳細(xì)場記表）3、記者記者只有在正常工作中有拍攝計(jì)劃時(shí)方可領(lǐng)用空白磁帶，用時(shí)應(yīng)提前一天在網(wǎng)上提交空白磁帶使用記錄表，提出需求， 然后在準(zhǔn)后到資料室領(lǐng)取空白磁帶。編導(dǎo)人員空白磁帶領(lǐng)用15個(gè)工作日內(nèi)必須歸還，如工作需要必須在管理員處申請續(xù)借，續(xù)借歸還時(shí)限不得超過15個(gè)工作日，以保證空白磁帶更好的循環(huán)使用，減少磁帶積壓，更好的控制成本。記者歸還磁帶后應(yīng)在管理人員審核場記表填寫是否規(guī)范后監(jiān)督管理員消除磁帶借用記錄（新聞素材場記表分別為磁帶場記表與網(wǎng)絡(luò)詳細(xì)場記表）4、新聞剪輯出帶員新聞剪輯出帶員正常工作中有新聞成品輸出磁帶時(shí)方可借用，用時(shí)應(yīng)提前一天在網(wǎng)上提交空白磁帶使用記錄表，提出需求，然后在準(zhǔn)后到資料室領(lǐng)取空白磁帶。攝像人員磁帶歸還時(shí)間3天，如有異常請及時(shí)與管理員聯(lián)系，如到期不能按時(shí)返還，應(yīng)跟管理員說明原因更改返還日期，方便管理員更好掌握磁帶流出情況；歸還磁帶后應(yīng)在管理人員審核場記表填寫是否規(guī)范后監(jiān)督管理員消除磁帶借用記錄（新聞成品場記表分別為磁帶場記表與網(wǎng)絡(luò)詳細(xì)場記表）六、注意事項(xiàng)：1、未在網(wǎng)上提交空白磁帶使用記錄表者不予借用磁帶2、磁帶場記表與網(wǎng)絡(luò)詳細(xì)場記表未按要求書寫者不予消借用記錄 3、借用超時(shí)而未說明續(xù)借者將通報(bào)部門主管做異常處理4、管理員要切實(shí)作好保管及登記工作，空白帶應(yīng)分類存放，并妥善管理。5、管理員應(yīng)及時(shí)通報(bào)未按時(shí)歸還磁帶人員，對每一盒磁帶進(jìn)行跟蹤管理。6、DVCAM184剩余50盒時(shí)管理員應(yīng)填寫磁帶使用情況表上報(bào)XXX申請購買、BETACAM32剩余20盒時(shí)管理員應(yīng)填寫磁帶使用情況表上報(bào)XXX申請購買、DVCAM32剩余20盒時(shí)管理員應(yīng)填寫磁帶使用情況表上報(bào)XXX申請購買。編導(dǎo)、記者攝像需提前做好需求計(jì)劃提前一天領(lǐng)用磁帶，緊急事件做特殊處理使用者需妥善保管，如有磁帶丟失，使用者自行購買賠償并接受部門處罰。第四章成品磁帶/素材磁帶的管理1、編導(dǎo)、記者用時(shí)應(yīng)提前一天在網(wǎng)上提交成品/素材磁帶使用記錄表，提出需求，然后在核準(zhǔn)后到資料室領(lǐng)取磁帶，方便管理員更好掌握磁帶流出情況，成品帶與素材帶借用不得 超過3工作日，如需循環(huán)使用可向直接主管申請復(fù)制整盤，以保證成品帶與素材帶的有效保護(hù)防止資料丟失，如超過借用時(shí)限需向管理員說明原因做續(xù)借處理，續(xù)借成品帶不得超過3個(gè)工作日。編導(dǎo)歸還時(shí)須填寫磁帶場記表與網(wǎng)絡(luò)詳細(xì)場記表，未按要求書寫者不予消借用記錄2、使用者需妥善保管，如有磁帶丟失或內(nèi)容丟失，使用者自行購買賠償并接受部門處罰。。4、新成品內(nèi)容存入時(shí)，管理員需做好監(jiān)督登記工作；隨后需在多媒體網(wǎng)站上更新存入的內(nèi)容。5、管理員應(yīng)將新錄入專題成品采錄輸出電子檔分類存入硬盤，以便后續(xù)刻錄與借用資料碟的管理一、影音資料碟1、管理員按購買順序?qū)﹄娪啊㈦娨晞〉鹊M(jìn)行編號，并登記影音資料統(tǒng)計(jì)表。2、使用者按需求如實(shí)填寫網(wǎng)絡(luò)借用登記表，填寫領(lǐng)用表，將表單內(nèi)所涉及項(xiàng)目填寫完整，并寫清楚預(yù)計(jì)返還時(shí)間，如到期不能按時(shí)返還，應(yīng)跟管理員說明原因更改返還日期，方便管理員更好掌握資料碟流出情況。3、使用者需妥善保管，如有碟片丟失，使用者需自行購買賠償。4、使用者將電影、電視劇等碟片交回管理員存檔/回收，并 核銷領(lǐng)用記錄。二、廣播聲音檔案管理1、管理員按時(shí)間做好每月資料收集工作確保資料的完整性2、廣播聲音檔案包括廣播站每期節(jié)目聲音成品3、管理員按時(shí)間順序?qū)VD、數(shù)據(jù)碟進(jìn)行編號4、用于刻錄備份的碟片，復(fù)制員應(yīng)做好碟片流出記錄，登記空白光碟領(lǐng)用登記表；原則上空白碟片不對他人提供使用。5、刻錄好的碟片復(fù)制員應(yīng)及時(shí)交于管理員存檔，不可隨意堆放在桌面，以免丟失。文字檔案管理管理員按時(shí)間做好每月資料收集工作確保資料的完整性2、管理員按時(shí)間順序?qū)VD、數(shù)據(jù)碟進(jìn)行編號3、文字擋案包括：策劃表單、劇本、文案腳本、編導(dǎo)文案腳本、動(dòng)漫創(chuàng)作原始素材4、管理員按時(shí)間順序?qū)VD、數(shù)據(jù)碟進(jìn)行編號5、用于刻錄備份的碟片，復(fù)制員應(yīng)做好碟片流出記錄，登記空白光碟領(lǐng)用登記表；原則上空白碟片不對他人提供使用。6、刻錄好的碟片復(fù)制員應(yīng)及時(shí)交于管理員存檔，不可隨意堆放在桌面，以免丟失。四、課程大會存檔DVD 1、資料剪輯員將大會、課程及晚會等需要備份的內(nèi)容刻錄一份數(shù)據(jù)碟備份存檔，將原視頻文件存入專用硬盤內(nèi)；備份碟只用于存檔，原則上不使用。2、刻錄好的碟片復(fù)制員應(yīng)及時(shí)交于管理員存檔，不可隨意堆放在桌面，以免丟失。第六章崗位職責(zé)第六章崗位職責(zé)檔案管理專職人員負(fù)責(zé)擋案錄入、檔案存檔、檔室資料整理打掃、檔案盤點(diǎn)、空白磁帶存檔（貼標(biāo)、借用管理）、空白磁帶管理（記錄空白磁帶碟片跟蹤管理）刻錄剪輯員負(fù)責(zé)日常大會活動(dòng)、課程、專題采錄及刻錄和集團(tuán)資料需求，按照需求認(rèn)真刻錄備份存檔碟片，保證其質(zhì)量完好性，、認(rèn)真保存原視頻文件，不得隨意刪改或刪除，認(rèn)真做好碟片使用記錄；確保流入流出數(shù)額相等素材整理收集員負(fù)責(zé)整理素材、倒入存檔磁帶、資料收集（本部門的學(xué)習(xí)、整理資料收集、其他廠區(qū)的重大事件資料收集、電視新聞?dòng)屑瘓F(tuán)報(bào)道的事件收集）、重要宣傳影片包裝制作、為集團(tuán)各個(gè)需求單位滿足簡單剪輯以及 影像資料室對多媒體以外服務(wù)的記錄與追蹤分析管理員總責(zé)1、嚴(yán)格按照本制度開展工作，監(jiān)督使用者是否合理使用影像檔案；2、磁帶準(zhǔn)確編號，保證編號的延續(xù)性，不斷號、缺號；3、檢查每本存檔磁帶時(shí)長是否使用完全，以免造成空間浪費(fèi)；4、按需借、收影像檔案，做好各項(xiàng)記錄；5、檢查場記表、成品存檔表是否填寫規(guī)范；6、管控磁帶使用次數(shù)，以免造成磁頭脫磁或損壞；7、保持檔室衡溫及干燥；8、定期盤點(diǎn)；9、掌握磁帶使用年限，及時(shí)翻錄，以免造成資料丟成；10、DVD空白碟片使用管控；11、認(rèn)真做好資料收集工作，確保集團(tuán)影像資料的完整性；五、編導(dǎo)職責(zé)1、領(lǐng)用磁帶的保管、維護(hù)；2、按實(shí)際情況準(zhǔn)確填寫磁帶場記表與網(wǎng)絡(luò)詳細(xì)場記表3、按規(guī)定錄制彩條、黑場及ID；4、認(rèn)真請示部門主管素材或成品是否刻錄存檔，不得私自作決定；5、按時(shí)、完好的歸還影像檔案，不可叫他人替代歸還； 三、攝像職責(zé)1、領(lǐng)用磁帶的保管、維護(hù)；2、按實(shí)際情況準(zhǔn)確填寫磁帶場記表與網(wǎng)絡(luò)詳細(xì)場記表3、拍攝時(shí)按規(guī)定錄制彩條；4、認(rèn)真請示部門主管素材是否刻錄存檔，不得私自作決定；5、按時(shí)、完好的歸還影像檔案，不可叫他人替代歸還；五、各部門主管1、監(jiān)督部門使用人是否合理使用影像檔案；2、準(zhǔn)確、合理的判斷素材或成品是否需刻錄存檔；第七章磁的維護(hù)與保管一、裝退磁帶的正確操作方法 1、攝像在打開電源后不可急于裝帶，要等待系統(tǒng)檢測完成后再裝帶，如強(qiáng)行裝帶則會 導(dǎo)致帶倉損壞（帶倉驅(qū)動(dòng)齒輪變形、錯(cuò)位、斷齒、帶倉電機(jī)及驅(qū)動(dòng)電路損壞等）。正確的裝帶步驟應(yīng)該是，先打開電源，等待7秒后再將磁帶對準(zhǔn)帶倉磁帶導(dǎo)入口的中心（小型磁帶一定要對準(zhǔn)導(dǎo)入口小尺寸磁帶的標(biāo)記位置）水平推入后松手，磁帶到達(dá)帶倉相應(yīng)位置后會被自動(dòng)檢測而吸入，裝帶完成后錄像機(jī)的停止（STOP）及待機(jī)指示燈（STANDBY）會自動(dòng)點(diǎn)亮，告知裝帶完成等待操作運(yùn)行，對于DVCAM錄像機(jī)帶倉蓋會自動(dòng)保護(hù)關(guān)死，無法再推入磁帶。2、退帶時(shí)也應(yīng)注意，不可心急，要等待磁帶完全退出停穩(wěn)后方可抽取磁帶，注意在磁帶還沒有完全退出停穩(wěn)時(shí)不可強(qiáng)行抽取磁帶，否則極易損壞帶倉。退帶結(jié)束后發(fā)出退帶完畢提示音，方可抽取磁帶，這樣可保護(hù)機(jī)器帶倉等。二、磁帶的正確使用1、磁帶應(yīng)在良好的環(huán)境下使用保管，盡量避免在高溫、低溫、潮濕、灰塵多、強(qiáng)光、強(qiáng)磁場及強(qiáng)震動(dòng)的惡劣環(huán)境下使用與存放磁帶；編輯時(shí)應(yīng)盡量減少長時(shí)間暫停、長時(shí)間搜索或反復(fù)使用磁帶的某一部分；注意不使用過舊、發(fā)霉及軋傷有褶皺的磁帶；如遇機(jī)器磁頭臟污應(yīng)及時(shí)清洗以免磨損磁帶及磁鼓。2、機(jī)器使用完畢應(yīng)及時(shí)取出磁帶并裝入帶盒保管，嚴(yán)禁將磁帶留在斷電的設(shè)備中，長時(shí)間將磁帶留在設(shè)備中可能會導(dǎo)致磁帶松弛變形而損壞；還應(yīng)注意保管存放磁帶時(shí)應(yīng)將其倒帶至帶頭卷繞整齊裝盒并豎直放置，直立擺放能減少磁帶的自然變形，長期不使用的磁帶應(yīng)過一段時(shí)間重繞幾遍。3、溫差大的情況下，比如在寒冷的冬天，從溫暖的室內(nèi)拿出磁帶帶到室外拍攝，不要馬上放進(jìn)機(jī)器內(nèi)。溫差大有可能會使磁帶的表面形成微小的水珠，損傷機(jī)器。4、 不要將磁帶靠近喇叭、電視機(jī)等能產(chǎn)生磁場的物體，從而導(dǎo)致磁帶的信號失落和信噪比下降，影響錄放質(zhì)量。5、磁帶的標(biāo)簽要按說明正確粘貼，否則會影響磁帶走帶時(shí)的平穩(wěn)性，給磁頭造成傷害6、長期保存的錄像帶應(yīng)每隔一段時(shí)間拿出來試放一次，以免出現(xiàn)磁帶粘帶現(xiàn)象。7、長期不用或借回來的錄像帶，使用前應(yīng)進(jìn)行清潔、消除磁粉工作。三、定期盤點(diǎn)影像檔案每個(gè)季度最后一個(gè)月的15日起至20日為盤點(diǎn)日，由檔案室主辦，視實(shí)際情況請示支援。第八章檔案室環(huán)境規(guī)定一、環(huán)境要求檔案室應(yīng)保持干燥、清潔、通風(fēng)、避光、防磁，空氣流通是防止帶子發(fā)霉的最好方法；磁帶的存放還要注意防塵，滯留在帶基上的灰塵顆粒會損傷磁頭。二、溫度及濕度 磁帶存放處濕度不能太高，溫度要適宜，溫度一般保持在20到25攝氏度左右，相對濕度應(yīng)保持在40%到60%左右。附則本制度一經(jīng)起用所有相關(guān)人員必須按次制度進(jìn)行，此制度解釋權(quán)與修改權(quán)歸XXX多媒體中心檔案室。